Survey ID Number
COL_2011_EAS_v01_M
Title
Encuesta Anual de Servicios 2011-2012
Series Information
ANTECEDENTES DE LA OPERACIÓN ESTADÍSTICA
La EAS investigó desde 1995 hasta 2005 nueve actividades de servicios a través de siete instrumentos de recolección como se indica en la Tabla 1. En estos instrumentos, los capítulos de ingresos, gastos operacionales e inversión en activos fijos se diseñaron de acuerdo a las características específicas de cada actividad.
En la página web y en los boletines de prensa están disponibles datos anuales desde el año 2004 hasta el último año de publicación de de las principales variables: producción bruta, consumo intermedio, valor agregado, empleo e inversión.
En febrero de 2005, el DANE, el Departamento Nacional de Planeación (DNP), el Banco de la República y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, conformaron un grupo ad hoc de técnicos para trabajar en el tema de generación de estadísticas del sector servicios. En diciembre del mismo año, se firmó un convenio de cooperación técnica entre las cuatro entidades, constituyendo el comité técnico interinstitucional de servicios.
Este grupo realizó un diagnóstico de las fuentes de información y de las principales necesidades estadísticas de cada una de las entidades y de los usuarios del sector, revisó el diseño de la encuesta e identificó los aspectos a modificar o ajustar de acuerdo con los requerimientos.
Como resultado de este trabajo, el DANE adelantó las siguientes actividades:
- Diseñó un solo formulario a partir de los existentes utilizados para las actividades investigadas hasta 2005 por la EAS con el propósito de recoger información de ingresos, gastos, personal ocupado, remuneraciones e inversión de los servicios objeto de estudio. Además, para hacer más eficiente el proceso de recolección, se mejoró el aplicativo de captura para el diligenciamiento del formulario a través de la página web del DANE.
- Ajustó el diseño estadístico de la encuesta (diseño muestral, población objetivo, alcance de la investigación, etc.), los criterios de selección, el esquema operativo a seguir y se actualizó toda la documentación correspondiente (instructivos de diligenciamiento y crítica, especificaciones de validación y consistencia, manual del usuario y ficha técnica).
- Realizó una prueba piloto a 1.222 empresas de servicios con información del año 2005, para probar el instrumento de recolección, el aplicativo desarrollado para la captura de la información, y el esquema operativo. Los resultados sirvieron de base para evaluar y ajustar el diseño de la encuesta para 2006.
A pesar de la buena tasa de respuesta en el diligenciamiento del formulario electrónico a través de la página web, se presentaron situaciones que evidenciaron la necesidad de actualizar y mejorar el formulario: algunas fuentes utilizaron el formulario impreso por no tener acceso a Internet; fue necesario asesorar constantemente a las fuentes, especialmente a las empresas que por primera vez se diligenciaban la encuesta; se identificaron algunos inconvenientes con el directorio: datos generales incompletos o incorrectos, actividad mal asignada, NITs errados y empresas que presentaron novedades.
En 2010, el Comité Interno de la EAS reunido en varias sesiones, tomó la decisión de ajustar la estructura del formulario a un esquema modular. Este nuevo diseño facilitó el diligenciamiento por parte de las fuentes. Además, el nuevo esquema permite caracterizar los ingresos por servicios prestados y los costos relacionados con la prestación de los servicios, que en el formulario unificado no permitía. Esta especificación de ingresos y costos, implica que el módulo tres del formulario “Ingresos y Gastos” fuera exclusivo para las empresas que desarrollan las siguientes actividades:
- Hoteles, restaurantes y bares
- Actividades de correo
- Actividades de telecomunicaciones
- Actividades de agencias de viajes
- Informática y actividades conexas
- Publicidad
- Actividades de obtención y suministro de personal
- Actividades de investigación y seguridad
- Educación superior privada
- Actividades relacionadas con la salud humana
Las empresas que desarrollan las demás actividades estudiadas en la EAS diligencian el módulo tres general. El rediseño permitió a las fuentes mayor versatilidad para su diligenciamiento, ya que se pueden trabajar simultáneamente varios módulos en diferentes computadores. Esta nueva estructura aporta al DANE nuevos beneficios, al contar con dos módulos especializados para algunas actividades económicas determinadas que capturan información específica de cada sector, lo que permite mayor análisis en el proceso de generación de estadísticas sectoriales.
En 2010 también se realizó la revisión al directorio de empresas del sector, mediante la utilización de los diferentes instrumentos que permitiera una mejor actualización. De esta manera, se cruzó información de la Planilla Integrada de Autoliquidación de Aporte (PILA), con los demás instrumentos tradicionales utilizados por el DANE, identificando un nuevo grupo de empresas potenciales que deberían estar en la EAS. De esta manera se identificaron 1.482 nuevas empresas, que fueron enviadas a campo en el operativo de 2010 para la EAS 2009. El porcentaje de respuesta de la adición fue del 76,7%, correspondiente a 1.137 empresas.
REFERENTES INTERNACIONALES
La EAS tiene en cuenta los lineamientos de la ONU relacionados en el documento “Recomendaciones internacionales sobre Estadísticas del Comercio de Distribución y los servicios” del Departamento de Asuntos Económicos y Sociales internacionales y su Oficina de Estadística.De la misma manera, se acoge a la CIIU Rev. 3, A.C.
Adicionalmente, se tienen en cuenta las etapas que debe tener una encuesta, planteadas y desarrolladas en el documento Directrices de calidad en la investigación estadística del Instituto de Estadística de Canadá.
De la misma forma, se aplican las recomendaciones originadas en la Comunidad Andina de Naciones (CAN), en temas relacionados con la medición de las micro, pequeñas y medianas empresas (Mypimes), las recomendaciones de la UNCTAD en materia de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones (TIC)4, así como las procedentes de la Comisión de Expertos Internacionales (CEI), quienes han evaluado el producto generado por la investigación y cuyos informes reposan en la documentación técnica de la entidad.
Así mismo, se estudian y evalúan las experiencias internacionales en cuanto a la obtención de estadísticas del sector servicios a través de encuestas tanto estructurales como coyunturales. Por ejemplo, el Manual de la EAS de España es importante como referencia, dada la experiencia adquirida en el desarrollo de estas investigaciones. Este aplica los reglamentos de la oficina de Estadísticas de la Comunidad Europea (Eurostat) y, además de las definiciones, contiene modelos de formularios para servicios con las instrucciones de diligenciamiento para las empresas.
Questionnaires
BASE CONCEPTUAL
La EAS investiga empresas dedicadas a prestar los servicios objeto de estudio en los subsectores seleccionados para obtener la información necesaria que permite calcular, en cada uno de ellos, los principales agregados económicos y su composición. La definición de cada subsector se explica en el apartado “Diseño de indicadores”.
La investigación obtiene su información a través de un formulario único que contiene dos módulos específicos para unas actividades económicas, y considera como unidad de estudio la empresa. Cuando se trata de empresas que desarrollan sus actividades en más de un sector económico (multiactividad), se toma sólo la parte de los servicios investigados.
Con relación a la estructura de algunas empresas de los servicios en estudio se debe tener en cuenta la combinación de actividades tales como: hoteles con restaurantes y bares, restaurantes con habitaciones, restaurantes con cafeterías, cafeterías con bares y agencias de viajes con hoteles. Además, pueden solaparse otros servicios o ventas de bienes diferentes al sector como: supermercados con restaurantes, industrias de ponqués con cafeterías, entre otros (cf. DANE, 1998). Sin embargo, la investigación hace referencia a las actividades descritas según la Clasificación Industrial Internacional Uniforme Revisión 3, adaptada para Colombia (CIIU Rev. 3, A.C.). Esta investigación estudia adicionalmente el conjunto de lo turístico y no turístico, dadas las limitantes para establecer una clara separación entre los servicios dirigidos a turistas y a otro tipo de usuarios como negociantes, estudiantes, empleados, etc.
CUESTIONARIOS
Con el propósito de lograr una mayor eficiencia en la recolección, comprensión y análisis de la información de la EAS, se diseñó un instrumento único de recolección, que se rediseñó bajo una estructura modular, basado en la organización que se utilizó en el formulario de 2008 (estructura en capítulos). Este nuevo formulario mantiene un módulo I, correspondiente a la carátula única, el cual guarda la misma información y estructura del anterior formulario.
El módulo II se indaga por el personal ocupado promedio del año según tipo de contratación (propietarios, permanente, temporal contratado directamente o a través de agencias, personal aprendiz) y género. Este módulo cuenta con un formato especial para la actividad de educación superior, en el que se solicita el personal docente contratado por hora cátedra y los monitores y asistentes de cátedra e investigación, dentro de los tipos de contratación. Además de solicitarse el personal por género, se pide desagregado entre administrativo y docente e investigación (de tiempo completo y de medio tiempo). Finalmente, se solicita el número de horas trabajadas por el personal contratado por hora cátedra del personal monitores y asistentes. La segunda parte del módulo corresponde a los costos relacionados con el personal ocupado.
En el módulo III (ingresos, costos y gastos) se pide la información de la siguiente manera:
- Numeral 1: se solicitan los ingresos por servicios de forma desagregada.
- Numeral 2: ingresos por venta de mercancías.
- Numeral 3: otros ingresos netos operacionales. Al final de esta sección se solicita el valor total de los ingresos y, en un renglón siguiente, se solicita el porcentaje de los ingresos provenientes del mercado externo, en caso de que la empresa haya realizado operaciones de comercio exterior de servicios.
- Numeral 4: se solicita el total de los costos y gastos relacionados con la prestación del servicio y la desagregación de éstos;
- Numeral 5: se solicita el costo total de la mercancía vendida;
- Numeral 6: se solicitan los otros costos y gastos causados en el año en que incurre la empresa para el desarrollo de sus operaciones; al final se solicita el total de los costos y gastos causados en el año.
Este módulo también comprende una desagregación de los numerales 1 y 4 para las siguientes actividades: hoteles, restaurantes y bares; actividades de agencias de viaje y organizaciones de viajes; actividades postales y de correo; telecomunicaciones; informática y actividades conexas; publicidad; obtención y suministro de personal; actividades de investigación y seguridad; educación superior privada; y actividades relacionadas con la salud humana privada.
El módulo IV se refiere al movimiento de activos fijos tangibles (valor del ejercicio anterior, adquisiciones, mejoras, ventas, valor final del ejercicio, utilidad en venta de activos) e intangibles desagregados por tipo de activo, la depreciación y amortizaciones causadas en el año.
El módulo V considera el número de establecimientos y el número de personas ocupadas y la distribución en valor de los ingresos y los gastos por departamento.
El módulo VI, que corresponde a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs), identifica el uso de tecnologías implementadas en las empresas investigadas.
Por último, debido a la necesidad de obtener información adicional para algunas actividades de servicios, específicamente en el sector de telecomunicaciones, desde la encuesta de 2006 se incluyó un módulo anexo a la encuesta (el Módulo VII), con preguntas especiales que permitan su caracterización, tales como el número de suscriptores y tarifas diferenciadas según los tipos de servicios prestados.
El diligenciamiento del formulario se hace a través de la página web, lo que permite que los procesos de captura y consistencia de la información sean más eficientes. Además, permite el ahorro de papel ya que dichos formularios no se imprimen.
Data Editing
TRANSMISIÓN DE DATOS A DANE CENTRAL
De acuerdo al cronograma establecido para el desarrollo del operativo, periódicamente el DANE Central, a través de Logística de servicios, realiza cortes parciales para los cuales las Direcciones Territoriales deben lograr el porcentaje de avance solicitado para las fechas determinadas.
CONSOLIDACIÓN DE ARCHIVOS
En el momento de captura de la información, el sistema (en línea) automáticamente comienza a consolidar la base de datos, adicionalmente las Direcciones Territoriales monitorean la calidad de la información recolectada y la cobertura por Territorial y Subsede.
VERIFICACIÓN DE LA CONSISTENCIA INTERNA DE LOS DATOS Y AJUSTES
La etapa de crítica y codificación de los formularios se realiza después de la recepción de la información, con el fin de verificar su consistencia. El objetivo primordial de esta etapa, es que la información tenga consistencia de acuerdo con los parámetros establecidos en el manual de diligenciamiento y crítica, para su posterior captura y depuración en el sistema.
Los procedimientos a seguir son:
- Detectar datos faltantes, inválidos o incompatibles.
- Localización de datos atípicos, comparar datos de encuestas o censos anteriores o datos de otras fuentes.
- Se verifica que la información prediligenciada sea correcta.
- Se completa la información omitida con ayuda de la fuente.
- Se revisa que se hayan verificado los cruces indicados en el formulario; esto evita inconvenientes posteriores en el proceso de grabación de la información.
- Siempre que se encuentra una diferencia o inconsistencia en cualquier casilla del formulario, se solicita la explicación y aclaración al informante, se registran sus observaciones, y se hacen las modificaciones o correcciones a que haya lugar. Así se mejora en forma permanente la calidad y eficiencia de la investigación.
El aplicativo diseñado para la investigación tiene incluido, en el menú, una serie de reportes que permiten tener control de las fuentes que no han rendido información, es decir, que están en deuda. Adicionalmente, es posible identificar otras fuentes faltantes a causa de alguna novedad diferente de la deuda, como es el caso de las empresas que no se encuentran en la dirección suministrada en el directorio o que no están activas económicamente o que ya se han liquidado, entre otras.
Para el diseño del aplicativo, previamente se establecen las especificaciones de consistencia, cuyo objetivo es detectar los datos inconsistentes dentro de cada formulario, en el momento de la captura de los datos. Cuando esto ocurre, el programa envía un mensaje solicitando corrección u observación aclaratoria.
Estos chequeos se hacen a nivel de empresa, individualmente. La detección de otro tipo de posibles inconsistencias, como el caso de valores extremos, datos atípicos, no acordes con las especificaciones de validación, se realiza con programas en SAS, elaborados según solicitudes específicas.
IMPUTACIÓN Y/O AJUSTES DE COBERTURA
En esta etapa se busca obtener un procedimiento o metodología definido para imputar los datos faltantes de los registros o fuentes que no han rendido la información solicitada o de aquellas fuentes faltantes a causa de alguna novedad diferente a la deuda (como ocurre con aquellas fuentes que no se encuentran en la dirección suministrada en el directorio o aquellas que no están activas económicamente o que ya se han liquidado, entre otras).
La imputación se puede realizar mediante la utilización de alguno de los métodos que se plantean en la presente metodología, dependiendo de la situación que muestre la empresa, y que se exponen a continuación: Imputación mediante utilización de fuente donante: este método se utiliza cuando la fuente no rinde a la EAS en el periodo actual y no tenemos información para el periodo actual de la MTS, la Muestra Trimestral de Agencias de Viajes o la MMH, dependiendo de la actividad de la fuente. En este caso, se busca una fuente que reporte información para el periodo ctual, que pertenezca a la misma actividad económica, a la misma ciudad y que tenga el mismo tamaño de personal e ingresos en el año anterior. Se calculan las variaciones de las variables requeridas de esta fuente donante y se aplican a las mismas variables de la fuente a imputar para el periodo actual (periodo faltante).
Imputación con información de la MTS, MTA y MMH: este método se utiliza para las empresas que no rindieron a la EAS en el periodo de la encuesta (actual) pero que sí reportaron información en otra investigación del sector servicios (por ejemplo, en la MTS, MTA o MMH). Se toma la suma de los ingresos en el año reportado por la encuesta de coyuntura y el promedio del personal ocupado en el año. Estos valores se utilizan para imputar los ingresos y el personal en el año actual de la fuente en la EAS. Con esta información es posible obtener la variación de los ingresos y del personal. Al aplicar la variación de los ingresos, se realiza la imputación de los gastos.
GENERACIÓN DE CUADROS DE SALIDA
El principal criterio de codificación de las empresas objeto de estudio de la investigación, es la actividad principal de la empresa según la Clasificación Industrial Internacional Uniforme. La codificación para la EAS se realiza de forma pre diligenciada en el aplicativo. A cada empresa se le asigna un número de orden que la identifica y el cual se mantiene en el sistema para el
procesamiento de los datos y desarrollo de la encuesta en los años posteriores.
El aplicativo permite que a medida que se captura la información, ésta quede grabada directamente en un archivo único del respectivo período. Se realizan copias de seguridad de los archivos de la encuesta, lo que permite restaurar la información en caso de daño o pérdida de los datos.
Una vez se ha realizado el análisis de consistencia, se consolida la base de datos y se envía a la persona encargada del Procesamiento de los cuadros de salida para el boletín de prensa. A través de un programa en SAS, se calculan las variables e indicadores y se producen los cuadros de acuerdo con el formato que previamente el área de Temática ha diseñado, basados en los requerimientos y el nivel de desagregación a publicar. Los resultados de la EAS se presentan en cuadros clasificados por actividad y por organización jurídica. Es necesario tener en cuenta que el usuario no puede acceder de manera directa al microdato, de acuerdo con la reserva estadística de la información.
Other Processing
SENSIBILIZACIÓN
Las empresas diligencian la encuesta a través de la página web del DANE. A estas se les envía una carta de presentación, en la que se informa sobre los objetivos de la investigación y se invita a diligenciar la encuesta. En el momento de diligenciamiento de ella, se indica la forma de acceder al formulario electrónico y se asigna el usuario y la contraseña respectiva. La empresa puede visualizar en pantalla o imprimir tanto el manual de diligenciamiento como el formulario en blanco.
CAPACITACIÓN
Luego de realizar una evaluación previa de la encuesta en todas sus actividades, con la colaboración de las Direcciones Territoriales, se realiza un seminario-taller con todos los coordinadores de la investigación para las sedes y subsedes de las Direcciones Territoriales y el DANE Central, donde se presentan los nuevos planteamientos, aclaraciones y parámetros para la
nueva encuesta que se esté lanzando en el período. De igual forma, los coordinadores en cada dirección territorial capacitan y seleccionan a las personas que laborarán con la encuesta. Posteriormente, se realiza una visita técnica a las territoriales por parte del personal de Logística y/o Temática del DANE Central, con el fin de fortalecer el proceso de análisis y crítica de la
información. El plan general de capacitación es el siguiente:
1. Introducción
2. Aspectos generales del DANE como entidad.
3. Aspectos generales y objetivos de la investigación.
4. Flujograma del proceso.
5. Formalidades a tener en cuenta en el momento de realizar la distribución y recolección de la información.
6. Características del instrumento de recolección. En este punto se hace un recorrido por cada uno de los módulos, describiendo el objetivo y las principales especificaciones de consistencia y cruces intermódulos.
7. Directorio, operativo, novedades y controles necesarios relacionados con estos aspectos.
8. Conceptos, codificación, controles de calidad y ejercicios prácticos para la crítica de la información.
9. Análisis de variación de variables principales.
10. Instrucciones para el manejo del software desarrollado para la investigación, teniendo en cuenta los controles propios del sistema, para que la información sea enviada correctamente.
ESQUEMA OPERATIVO
El proceso operativo se inicia en DANE Central, donde se planean y coordinan todos los aspectos temáticos, logísticos, de diseño y de sistemas de la investigación a partir de recomendaciones, ajustes metodológicos y operativos e información georreferenciada.
Después de elaborar los cronogramas de actividades, el presupuesto y los términos de referencia del recurso humano necesario, se realizan las siguientes actividades:
1. El diseño o modificación del formulario
2. La elaboración o ajuste de los manuales de usuario
3. La crítica y diligenciamiento
4. El diseño o ajuste del aplicativo de captura.
5. La selección y mantenimiento de la muestra.
Una vez concluidas estas actividades, se realiza la capacitación al personal de los diferentes equipos de trabajo de la investigación tanto del DANE Central como del personal de las territoriales sobre los objetivos del formulario, de las novedades, de las especificaciones de crítica y del sistema aplicativo.
En las Direcciones Territoriales, este proceso implica la organización, preparación y coordinación de aspectos de tipo operativo como: planificación de actividades y capacitación e inducción del personal requerido que va a participar en los procesos operativos de la Encuesta. Posteriormente, se organizan las cartas, zonificando y planeando rutas para distribuirlo a las fuentes irectamente.
Se envían las cartas a las subsedes, para que a su vez las envíen a cada una de sus fuentes. De igual forma, las Direcciones Territoriales entregan estas cartas a las fuentes de sus ciudades. En el momento de notificara a las fuentes se actualiza el directorio con las novedades que se puedan presentar (por ejemplo: sin localizar, inactivas, liquidadas, cambio de sector, entre otras).
La recolección de los datos se hace a través de las Direcciones Territoriales del DANE, a lo largo de cinco meses aproximadamente. El personal encargado de la recolección y crítica de la información se encarga de asesorar y prestar la asistencia técnica necesaria a las empresas que lo requieran, bien sea personalmente, por correo electrónico o telefónicamente.
En las direcciones territoriales se realiza la precrítica cuyo objetivo es mejorar la calidad de la respuesta y asesorar a la fuente para minimizar la cantidad de errores posibles, así como la devolución del formulario por mal diligenciamiento. Si el formulario tiene errores, se elabora una lista de éstos y se solicita a la fuente realizar las correcciones respectivas. Una vez la fuente realice
las correcciones necesarias y entregue el formulario, se expide la constancia de recibido por parte
del DANE.
El operativo de captura de la información se realiza a través del formulario electrónico que se encuentra disponible en la página Web de DANE, al cual las fuentes pueden acceder utilizando la contraseña asignada. En el sistema se incluye el directorio con los datos disponibles de las empresas, de manera que en el formulario electrónico se presentan prediligenciados los datos
generales de identificación de cada fuente. Al momento de diligenciar el formulario, la empresa los revisará y, de ser necesario un cambio o actualización de los mismos, deberá relacionarlo en el espacio para observaciones.
A medida que la fuente consigne los datos solicitados, el sistema realiza chequeos de consistencia de la información, y en el evento en el que haya un error, muestra en pantalla el mensaje correspondiente y la empresa deberá corregir o anotar la observación respectiva.