Encuesta Nacional de Programas Presupuestales 2017

SUPERVISIÓN Y CONTROL

Consiste en ejercer un conjunto de acciones que permite conocer el estado de situación de las tareas relacionadas con la ejecución de la encuesta, así como la verificación del cumplimiento en función a los procedimientos y lineamientos metodológicos establecidos, con la finalidad de adoptar medidas que ayuden a mejorar el recojo de la información.

La supervisión tiene varios niveles, el primer nivel es la supervisión del "Supervisor/a Local", en el segundo nivel se encuentra la supervisión de los Coordinadores/as Departamentales, quien está a cargo de la información recogida en el departamento, en el siguiente nivel se encuentra la supervisión nacional que tiene como objetivo controlar y asesorar técnicamente en el recojo y análisis de consistencia de la información registrada.

Niveles de Supervisión

1. Supervisor/a Nacional
   Depende de la Jefatura del Proyecto. Es responsable de supervisar, evaluar, verificar y controlar en un determinado ámbito geográfico, el cumplimiento de los procedimientos para la ejecución del trabajo de campo y de las instrucciones para la recolección de los datos en uno o más departamentos de acuerdo a una programación establecida, cuya cobertura de trabajo implica desarrollar su labor, supervisando al Coordinador Departamental, Supervisor/a Local y a los Encuestadores/as.

2. Coordinador/a Departamental
   Depende de la Dirección Departamental o Zonal de Estadística e Informática. Es responsable de organizar, dirigir, supervisar, evaluar y coordinar la ejecución de la encuesta.

3. Supervisor/a Local
   Depende del Coordinador/a Departamental. Es responsable de ejecutar, supervisar y coordinar la ejecución del trabajo de campo del personal a su cargo. Supervisó en promedio a 2 Encuestadores.

4. Encuestador/a
   Depende directamente del Supervisor/a Local. Es responsable de la ejecución de las tareas de la operación de campo, en el ámbito geográfico asignado.

TIPOS DE SUPERVISIÓN

El/la Supervisor/a Nacional, Coordinador/a Departamental, y el/la Supervisor/a Local realizará los siguientes tipos de supervisión:

a. Supervisión Presencial

Es la tarea de campo que consiste en la observación de las entrevistas que realiza el/la Encuestador/a en las viviendas seleccionadas. Lo que permitirá detectar los errores de concepto, diligenciamiento, formulación de preguntas, sondeo y omisión. Por tanto, es necesario que se cumpla con las instrucciones impartidas en el Manual del Encuestador/a como son: lectura de las preguntas tal como se encuentran redactadas en los cuestionarios electrónicos, si realiza el sondeo para las preguntas necesarias y si conoce el objetivo de la pregunta. Estos errores no se logran detectar durante la supervisión en gabinete o la supervisión de verificación.

b. Supervisión en Gabinete

Consiste en la revisión de los cuestionarios electrónicos diligenciados, esta revisión se realiza en dos momentos:

• Revisión en campo de cuestionarios electrónicos diligenciados, es cuando el el/la Supervisor/a Nacional, Coordinador/al Departamental y/o Supervisor Local revisa en campo todos los cuestionarios electrónicos diligenciados por el/la Encuestador/a, detectando las deficiencias en la toma de información y recuperando la información oportunamente.

• Revisión en oficina de cuestionarios electrónicos diligenciados (gabinete), es cuando culminado el periodo de trabajo el/la Supervisor/a Nacional, Local y/o Coordinador/al Departamental revisa los cuestionarios electrónicos diligenciados de todo el personal de campo a supervisar.

En ambos momentos la revisión de los cuestionarios electrónicos por el/la Supervisor/a Nacional, Supervisor/a Local y/o Coordinador/al Departamental debe ser minucioso/a, con la finalidad de detectar los errores y su oportuna corrección, de ser necesario disponer la recuperación de la información en campo.

c. Supervisión de Verificación

Esta tarea consiste en verificar la información de los cuestionarios electrónicos diligenciados después de realizada la entrevista por el/la Encuestador/a, la cual será realizada por funcionarios del Equipo Metodológico, Supervisor/a Nacional y/o Coordinador/al Departamental.

El conocimiento oportuno de los errores de cobertura y errores sistemáticos de respuesta, permitirá corregir las deficiencias en los procedimientos de recojo de información de campo y minimizar los errores que se detectan en los siguientes procesos.

TAREAS DE LOS SUPERVISORES/AS DE LA OPERACIÓN DE CAMPO

ANTES DE INICIAR EL TRABAJO DE CAMPO

1. Recepción, verificación y control de los documentos y materiales

Antes de iniciar el trabajo de campo se recepcionó de la Jefatura de Operación de campo, los documentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo de campo.
Luego se verificó que estos correspondan a los conglomerados a supervisar en dicho periodo de trabajo de campo de acuerdo con la programación establecida por la Jefatura del Proyecto a través de la Jefatura de Operación de Campo.

2. Recepción y revisión de la programación de rutas del trabajo de campo

El/ la Supervisor/a Nacional, Coordinador/a Departamental y Supervisor/a Local debió recepcionar y cumplir estrictamente la Programación de Rutas del Trabajo de Campo, asignada para cada periodo de trabajo.
Luego, conjuntamente con los funcionarios de la encuesta, debió revisar la Programación de Rutas del Trabajo de Campo, los croquis y los listados de las viviendas seleccionadas para verificar que correspondan a las áreas de trabajo que se especifican, es decir, que no haya ninguna omisión de conglomerados y legajos. Asimismo, esa revisión, le sirvió para determinar la cobertura de toda la muestra programada por periodo y familiarizarse con las áreas de trabajo asignadas.

DURANTE EL TRABAJO DE CAMPO

El/ la Supervisor/a Nacional, Coordinador/a Departamental y Supervisor/a Local debió mantenerse permanentemente informado de los acontecimientos suscitados durante el trabajo de campo, de este modo pudo brindar asistencia técnica a los funcionarios de la encuesta, y dar solución a los problemas presentados durante el periodo de trabajo.

Asimismo, debió adoptar los criterios necesarios a fin de realizar una supervisión alterna y equitativa del trabajo de cada uno de los funcionarios de la encuesta.

El/ la Supervisor/a Nacional, Coordinador/a Departamental y Supervisor/a Local, durante el trabajo de campo, debió seguir las instrucciones siguientes:

a. Mantener comunicación y coordinación permanente con los funcionarios de encuesta a su cargo durante el período de supervisión con el fin de tomar conocimiento sobre el avance de la operación de campo y verificará si se está cumpliendo con las tareas de acuerdo a lo programado. Para ello solicitará al funcionario de la encuesta que se reporte desde su teléfono corporativo o el medio telefónico que hubiera en el Centro Poblado.
b. Supervisar que cada uno de los funcionarios de la encuesta a su cargo hallan elaborado el Doc.ENAPRES.08.09 "Plan de Recorrido", y que respeten el horario establecido para las citas programadas.
c. Verificar la muestra al 100% en el lugar que se encuentre realizando la supervisión de acuerdo a la programación establecida por la Jefatura de Operación de Campo, según los listados de viviendas seleccionadas correspondientes.
d. Efectuar los tipos de supervisión establecidos de acuerdo a la programación establecida como son: Presencial (observación de entrevista), en Gabinete (revisión de los cuestionarios electrónicos diligenciados) y de Verificación (verificar en campo la información diligenciada por los funcionarios/as de la encuesta).
e. Cuando el caso lo amerite (enfermedad, renuncia, excesiva carga de trabajo, cruce de citas, etc.) y previa coordinación con la Jefatura de Operación de Campo, El/ la Supervisor/a Nacional, Coordinador/a Departamental y Supervisor/a Local asumirá las labores del funcionario de encuesta a su cargo.
f. Ingresar al Banco de Preguntas y Respuestas (BPR) e imprimir las consultas, respuestas del día y las directivas, así mismo garantizar que tengan todos los funcionarios supervisados un ejemplar del BPR y directivas actualizadas y lo utilice en el desempeño de sus labores.
g. Culminado cada periodo de trabajo de supervisión, participará en la reunión de retroalimentación para reforzar los aspectos técnicos en donde se detectó errores durante la supervisión efectuada.
h. Verificará la transferencia de los cuestionarios electrónicos al "Sistema Integrado ", y en el "Sistema de Monitoreo y Seguimiento de Procesos" verificará el resultado final de la encuesta y cobertura alcanzada al finalizar el periodo de trabajo de los conglomerados trabajados por los funcionarios a su cargo durante el período de supervisión que realice.
i. Durante el periodo de trabajo de supervisión, verificará que cada funcionario de la encuesta haya ingresado la información detallada en el Doc.ENAPRES 08.10 "Hoja de Control de Viviendas Incompletas del Trabajo de Campo.
j. Finalizado el periodo de trabajo ingresará al "Sistema de Monitoreo y Seguimiento de Procesos" para registrar la información de la Supervisión Presencial Doc. ENAPRES 08.20, de Gabinete 08.30, de Verificación 08.40, según corresponda, donde anotará los errores detectados diligenciando los ítems respectivos, finalizada esta tarea elaborará el informe Técnico.

DESPUÉS DEL TRABAJO DE CAMPO

1. Ingreso del avance del trabajo de campo al sistema de monitoreo y seguimiento de procesos

El funcionario que realizó la supervisión verificó en el Sistema Integrado la transferencia de información de todas las viviendas trabajadas durante el periodo de trabajo, lo cual debió ser verificado con el Sistema Integrado de Monitoreo y Seguimiento de Procesos. Así mismo diligenció el Doc.ENAPRES.08.10 "Hoja de Control de Avance Diario del Trabajo de Campo", que será elaborado por cada Encuestador/a a su cargo.

2. Ingreso de los formatos de supervisión presencial, gabinete y de verificación al sistema de monitoreo y seguimiento de procesos

De acuerdo a los tipos de supervisión que realizó en un periodo de trabajo, el / la Supervisor/a Nacional, Coordinador/a Departamental y Supervisor/a Local, registró los errores encontrados en los formatos siguientes:

• Para el registro de errores de la Supervisión Presencial Doc. ENAPRES 08.20
• Para el registro de errores de la Supervisión en Gabinete Doc. ENAPRES 08.30
• Para el registro de errores de Verificación de Cobertura de la Muestra de Viviendas Doc. ENAPRES 08.18. (Supervisión de Verificación)
• Para el registro de errores Verificación de Cobertura del Capítulo 200 Doc. ENAPRES 08.19. (Supervisión de Verificación)
• Para el registro de errores de la Supervisión de Verificación Doc. ENAPRES 08.40

El funcionario que realizó la supervisión debió verificar la información digitada y así elaborar el Doc. ENAPRES.08.05 Informe Técnico del Supervisión", el cual contiene el detalle de la supervisión realizada. Dicho informe es de vital importancia, para el conocimiento de los errores que pueda estar cometiendo el personal de campo, a efectos de establecer los correctivos necesarios.

3. Entrega del informe técnico del supervisor/a al coordinador/a departamental y director/a departamental
   Para cada periodo de trabajo, luego de diligenciar y digitar en la hoja Excel los formatos de supervisión y elaborar el Informe Técnico del Supervisión, debió entregar al Director/a Departamental, la segunda al Coordinador/a Departamental y la tercera quedará en su archivo con los cargos de recepción respectivos.